De procedure voor een tip, compliment of klacht.
Het bestuur en alle overige vrijwilligers binnen onze vereniging doen hun uiterste best om hun taak naar ieders tevredenheid uit te voeren… Toch kan het gebeuren dat u eens niet tevreden bent. Heeft u een verbeterpunt? Laat het ons weten! Dat is in uw eigen belang, in het belang van een goede beleving van alle leden en uiteindelijk ook in het belang van bestuur en vrijwilligers. We zien verbeterpunten als feedback voor een betere werking van de vereniging. Sinds november 2022 heeft ZV de Ham ZC een duidelijke verbeterprocedure waarvan alle vrijwilligers op de hoogte zijn.
In deze procedure staat beschreven wat er precies onder een verbeterpunt wordt verstaan, wie de aanzet tot verbetering zal behandelen en welke procedure er daarbij gevolgd wordt. Alle verbeterpunten worden geregistreerd, zodat we als bestuur daar zicht op krijgen en er uit kunnen leren. Uw persoonlijke gegevens worden steeds met de nodige discretie behandeld. Bij rapportering worden alle privacygegevens weggelaten.
Wat is een verbeterpunt?
Iedereen die met de vereniging in aanmerking komt, mag een verbeterpunt indienen indien hij/zij ontevreden is over al dan niet verrichte handelingen of inspanningen door onze vrijwilligers. Een verbeterpunt kan betrekking hebben op een foutieve handeling of inspanning, het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze of het niet uitvoeren van een handeling of inspanning. Het kan gaan om de wijze waarop men heeft gehandeld, een termijn die niet werd gerespecteerd of een beslissing. Ook kan een verbeterpunt een tip, aanbeveling of plan zijn. Vage verbeterpunten kunnen we niet behandelen. Een verbeterpunt moet dus een concrete omschrijving bevatten: Wat is er gebeurd? Wanneer? Door welke persoon? En waarom bent u daarover niet tevreden? Of: wat is uw tip/aanbeveling/plan? Wat voor voordeel verkrijgt ZV de Ham ZC hiermee?
Enkele voorbeelden van verbeterpunten:
- u vindt dat uw vragen niet naar tevredenheid zijn afgewerkt
- u hebt onvoldoende informatie gekregen
- u bent onbehoorlijk behandeld
- er wordt niet geantwoord op uw e-mails
- u heeft een voorstel tot verbetering van inzet van middelen
Wat is geen verbeterpunt?
De verbeterprocedure is niet van toepassing op vragen om informatie. Deze kunt u mondeling of schriftelijk direct stellen aan bestuur of overige vrijwilligers en worden rechtstreeks door de betrokkene zo goed mogelijk behandeld.
Enkele voorbeelden van wat verbeterpunten niet zijn:
- Melding van schade aan persoonlijke bezittingen.
- Melding dat de vereniging dringend behoefte heeft aan andere kleedkamers.
- U gaat niet akkoord met iets wat staat in communicatie vanuit de vereniging.
- U bent het niet eens met statuten, huishoudelijk reglement of beleidsstukken.
- Op de website zou meer informatie moeten staan over een bepaald onderwerp.
- U vindt dat u te veel contributie moet betalen.
Een verbeterpunt dat betrekking heeft op feiten die zich langer dan 6 maanden voor het indienen van het verbeterpunt voordeden, wordt niet behandeld. Ook anonieme opgaven worden niet behandeld, tenzij er ernstige redenen zijn waarom u zich als melder niet kenbaar wil maken.
Hoe kan u een verbeterpunt indienen?
- via het verbeterpuntenformulier op de website
- per e-mail: verbeterprocedure@zvdeham.nl
- Via rechtstreeks contact met een van de bestuursleden. Zij zullen dan samen met u een verbeterpuntenformulier invullen.
Verbeterpuntenformulier invullen.
Een verbeterpunt moet altijd uw naam en adres (graag ook telefoonnummer en e-mail) vermelden én een concrete omschrijving: Wat is er gebeurd? Wanneer? Door welke dienst of persoon? En waarom bent u daarover niet tevreden?
Wat gebeurt er met uw verbeterpunt?
Indien mogelijk wordt een probleem uiteraard onmiddellijk opgelost en moeten er geen verdere
stappen ondernomen worden. Een verbeterpunt dat niet direct oplosbaar is, wordt intern bezorgd aan de persoon die inhoudelijk het beste op de hoogte is over de materie waarover uw verbeterpunt gaat. U krijgt ontvangstbevestiging met de melding of het verbeterpunt al dan niet ontvankelijk is en waarom. De behandelaar onderzoekt dan verder wat er precies is gebeurd, bemiddelt en zoekt indien nodig naar de juiste oplossing. We garanderen een antwoord uiterlijk binnen 21 kalenderdagen. In dat antwoord motiveren we waarom uw verbeterpunt al dan niet (geheel of gedeeltelijk) als gegrond wordt beschouwd en zo ja, wat de voorgestelde oplossing is.